Office Manager/in & Management Assistant (60–80%)

Tiger Recruitment freut sich, exklusiv mit einem etablierten, familiengeführten Schweizer Modeunternehmen zusammenzuarbeiten, um eine engagierte Persönlichkeit als Office Manager/in & Management Assistant zu gewinnen.

Für diese vielseitige Position suchen wir eine organisierte, analytisch denkende und unternehmerisch handelnde Fachkraft, die die Geschäftsleitung in operativen, administrativen und strategischen Belangen unterstützt. Die Rolle bietet eine enge Zusammenarbeit mit den Entscheidungsträgern des Unternehmens sowie die Möglichkeit, aktiv zur Unternehmensentwicklung, Digitalisierung und kontinuierlichen Optimierung von Prozessen beizutragen.

Dies ist eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position innerhalb eines erfolgreichen und wachsenden Retail-Unternehmens, die viel Gestaltungsspielraum und direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg bietet.

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsleitung

• Unterstützung der Geschäftsleitung in operativen und strategischen Themen
• Erstellung von Analysen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen
• Vorbereitung von Sitzungen, Präsentationen und Projekten
• Nachverfolgung von Aufgaben, Projekten und Pendenzen
• Unterstützung bei Budgetplanung und Unternehmenssteuerung

Controlling & Reporting

• Erstellung und Aufbereitung der monatlichen Umsatz-, Budget- und KPI-Auswertungen
• Analyse von Filialkennzahlen und Erstellung von Management-Reports
• Erstellung von Ranglisten, Statistiken und Erfolgsanalysen
• Aufbereitung von Kennzahlen für Geschäftsleitung und Verkaufsleitung
• Kontrolle und Auswertung von Bonus- und Prämienprogrammen

Warenwirtschaft & Administration

• Überwachung und Kontrolle der Warenwirtschaft (Advarics)
• Kontrolle von Wareneingängen, Retouren und Warenbewegungen
• Überwachung von Rechnungsprozessen und administrativen Abläufen
• Stichprobenweise Kontrolle von Kassenabrechnungen
• Überwachung der Personaleinsatzplanung (SameSystem)
• Unterstützung des Einkaufs bei administrativen Aufgaben und Auswertungen
• Stellvertretung der Sachbearbeiterin Einkauf bei Ferien oder Abwesenheiten

Marketing & Kundenbindung

• Koordination von Newsletter-, App- und Verkaufsförderungsaktionen
• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Events
• Auswertung von Marketing- und Kundenbindungsaktionen
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der App
• Erstellung von Informations- und Schulungsunterlagen für unsere Filialen

Digitalisierung & Prozessoptimierung

• Optimierung bestehender Prozesse und administrativer Abläufe
• Mitarbeit bei Digitalisierungsprojekten
• Aktiver Einsatz von KI-Anwendungen (z.B. ChatGPT, Microsoft Copilot oder vergleichbaren Tools)
• Erstellung von Berichten, Präsentationen, Konzepten und Dokumentationen mit modernen digitalen Hilfsmitteln
• Unterstützung bei der Einführung neuer digitaler Lösungen und Arbeitsmethoden

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Weiterbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung als Office Manager/in, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion
• Sehr gute Excel-Kenntnisse und Freude an Zahlen, Analysen und Auswertungen
• Erfahrung mit ERP- oder Warenwirtschaftssystemen von Vorteil
• Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Interesse an Digitalisierung und modernen KI-Anwendungen
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Detailhandels- oder Modeerfahrung von Vorteil

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schlüsselposition
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Kurze Entscheidungswege und viel Gestaltungsspielraum
• Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse
• Mitarbeit in einem erfolgreichen Schweizer Familienunternehmen
• Langfristige Perspektive in einem dynamischen Unternehmen

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf, Zeugnissen und Foto.

Bitte geben Sie zudem zwingend an:

• Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin
• Ihre Kenntnisse in Microsoft 365, ERP-/Warenwirtschaftssystemen sowie KI-Anwendungen (z.B. ChatGPT, Copilot oder vergleichbare Tools)

Unvollständige Bewerbungen ohne Angaben zum möglichen Arbeitsbeginn,  sowie zu den vorhandenen IT-, ERP- und KI-Kenntnissen können im Auswahlprozess leider nicht berücksichtigt werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Job Ref: BM191585