Office Manager in Munich 

Competitive Range, up to € 90,000 per annum

Perm | Onsite role

An established international private wealth firm is looking for an experienced Office Manager to run its Munich office. This is a varied, hands-on role covering office and facilities management, HR and finance administration, support for senior leaders, and event coordination. You’ll also be the first point of contact for the firm’s high-profile private clients, so presentation and discretion matter in everything you do.

We’re looking for a polished, highly organised professional with solid office management experience, ideally gained in financial services or another premium client-facing setting. You’ll need business-fluent German and English, strong Microsoft 365 skills, and a proven ability to handle confidential information with complete discretion.

What you’ll do:

• Manage the day-to-day running of the office, keeping it well presented, stocked and secure.
• Look after the landlord, building management, cleaners and contractors, and manage supplier relationships, contracts and renewals.
• Give clients and visitors a calm, professional and discreet welcome. This includes preparing meeting rooms and refreshments.
• Support the leadership team with diary management, meeting scheduling, document preparation and business travel.
• Coordinate recruitment logistics and handle onboarding and offboarding for new joiners and leavers.
• Keep employee records and absence tracking accurate and confidential.
• Work with external payroll and HR advisers on monthly changes and local employment requirements.
• Process invoices and expenses, track office spends against budget, and keep a register of contracts, subscriptions and insurance renewals.
• Plan internal events and support the delivery of exclusive client events, from guest lists to on-the-day coordination.
• Oversee health and safety, access control and data protection (GDPR/DSGVO) in the office.
• Act as the first point of contact for everyday IT issues, set up equipment for new starters and maintain the asset register.
• Liaise with colleagues at head office and continuously improve how the office runs.

What you’ll need:

• Proven experience as an Office Manager, Operations Coordinator or in a similar senior administrative role, ideally in financial services, wealth management, a family office or another premium environment.
• Business-fluent German and English, written and spoken.
• Experience supporting senior leaders and managing external suppliers.
• Practical HR administration experience, such as onboarding, absence management and employee records.
• Advanced Microsoft 365 skills, especially Outlook, Word, Excel and PowerPoint.
• Excellent organisation and attention to detail, with the ability to juggle changing priorities.
• Absolute discretion and sound judgement with sensitive information.
• A polished, warm and service-minded approach, plus the initiative to work independently.
• Knowledge of German workplace regulations and GDPR/DSGVO, experience organising premium events, and additional languages is desirable. 

REF: HT226363